Am Anfang einer Antragsstellung auf steuerliche Forschungszulage müssen Unternehmen Projekte identifizieren, die für die Forschungszulage in Frage kommen. Damit steht zunächst die Frage im Raum: Welche Vorhaben weisen Forschungs- und Entwicklungs-(FuE) Anteile auf. Hierbei ist zu klären und zu erläutern, dass es sich bei dem Vorhaben tatsächlich um ein Forschungs- und Entwicklungsprojekt handelt. Dazu müssen Projekte einen Neuigkeitsgrad aufweisen und der dahinterstehende Prozess (technologischen) Risiken ausgesetzt sein. Hinzu kommen die weiteren Frascati-Kritierien, die positiv beantwortet werden müssen.
Anschließend stellt sich die Frage nach den Nachweis- und Dokumentationspflichten. Hinsichtlich der Dokumentationspflichten (Stundenkontierung etc.) empfiehlt es sich, dass Unternehmen rechtzeitig relevante Strukturen zur Dokumentation schaffen, denn im Nachgang lässt sich das nur schwer implementieren. Die rechtzeitige Schaffung von Dokumentationsstrukturen ist vor allem wichtig, da Unternehmen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben bis zu vier Jahre später für eine steuerliche Forschungsförderung geltend machen können. Auch dieser Punkt spricht sehr dafür, von Anfang an die unternehmensinternen Prozesse mit der Forschungszulage in Einklang zu bringen, unabhängig davon, ob die Förderung für das einzelne Vorhaben tatsächlich in Anspruch genommen wird.
Durch die elektronische Schnittstelle zwischen Bescheinigungsstelle und Finanzamt wird die Bescheinigung auf die steuerliche Forschungszulage direkt und automatisch an das Finanzamt übermittelt. Das Finanzamt entscheidet im Rahmen der Antragsbearbeitung, ob und in welchem Umfang zusätzliche Unterlagen eingefordert werden, um die Forschungszulage zu bewilligen. Anschließend sind Nachweise über die im Antrag aufgeführten förderfähigen Aufwendungen im Unternehmen zu dokumentieren und vorzuhalten. Dies betrifft zum einen die Dokumentation des Fortschritts des FuE-Vorhabens am Jahresende als auch die zeitnahe Stundenerfassung von in den FuE-Vorhaben explizit mit Forschung und Entwicklung betrauten Personals als auch etwaige Eigenleistungen.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) stellt unter diesem Link eine Tabelle für die Dokumentation der Personalstunden zur Verfügung, die der Rechenschaftspflicht für die Forschungszulage unterliegen. Aus dem Dokument wird gut ersichtlich, was das BMF im Rahmen der Bemessungsgrundlage anerkennt. In jedem Fall haben die Unternehmen Arbeitsstunden dem bescheinigten FuE-Vorhaben zuzuordnen. Es wird von forschenden Mitarbeitenden gesprochen, also den Mitarbeitenden, die aufgrund ihrer Ausbildung bzw. dem akademischen Hintergrund nach in der Lage sind Forschung und Entwicklung durchzuführen bzw. zu leisten. Berücksichtigt werden nur die Arbeitsstunden, die unmittelbar mit FuE-Aktivitäten im Zusammenhang stehen. Diese sind zu unterscheiden von Arbeitstätigkeiten, die mittelbar (z.B. in Form von Management, Verwaltung, Logistik oder sonstigen Dienstleistungen) dem FuE-Vorhaben dienen. Das BMF verweist in der Tabelle darauf, dass diese mittelbaren Arbeiten nicht berücksichtigt werden. Dieses Muster (Download) für die Dokumentation der Arbeitsleistungen ist zwar nicht bindend, dient aber auch für den Fall das es nicht genutzt wird als Anhaltspunkt für Unternehmen, für die Aufbereitung ihrer Aufwände im Rahmen der FuE-Vorhaben.
Für die Beantragung der Forschungszulage gibt es eine steuerrechtlich maximale Flexibilität für Unternehmen, denn die Forschungszulage kann innerhalb von vier Jahren nach Ablauf des Jahres, für das der Anspruch auf die Forschungszulage entstanden ist, gestellt werden. Sie ist damit nicht direkt an den Jahresabschluss des Jahres gebunden, für den die Forschungszulage geltend gemacht wird. Allerdings gilt es unbedingt zu beachten, dass Unternehmen im Vorfeld eine Bescheinigung benötigen. Es wird daher empfohlen von Beginn an die Prozesse so zu strukturieren, dass die Dokumentationspflichten erfüllt werden. Eine fehlende Dokumentation kann sich im Nachhinein als große Hürde erweisen und den Beantragungsprozess von Neuem auslösen.
Aufgrund der Rechenschaftspflicht bezüglich der Korrektheit der Angaben zur Forschungszulage gegenüber dem Finanzamt empfiehlt es sich Strukturen zu schaffen um den FuE-Aufwand zu dokumentieren. Das BMF macht auf seiner FAQ-Seite dazu folgende Angaben:
„Es gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl. I S. 1269). Dabei verlangt der Grundsatz der Klarheit u. a. eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchung. Zum Nachweis der geleisteten Arbeit eines eigenen Arbeitnehmers in einem begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben sind laufende Aufzeichnungen zu führen, die eindeutig und möglichst zeitnah die geleisteten Arbeitsstunden belegen. Die Erfassungen zur Arbeitszeit des Arbeitnehmers sind für die gesamten geleisteten Arbeitsstunden zu führen. So kann der Anteil der Tätigkeiten in förderfähigen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben auf der Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit (und nicht nur der vereinbarten Arbeitszeit) ermittelt werden.“
Dabei ist das Führen der Aufzeichnung elektronisch als auch auch in Papierform möglich. Weil der Arbeitslohn von Arbeitnehmern in die Bemessungsgrundlage eingeht, sind die Aufzeichnungen für jeden Arbeitnehmer gesondert zu führen. Neben der Gesamtarbeitszeit des Arbeitnehmers ist der relative Einsatz in den jeweiligen Arbeitsgebieten auszuweisen. Die einzelnen Arbeitnehmer müssen im Antrag auf Forschungszulage jedoch nicht namentlich aufgeführt werden.
Es sind drei Fälle zu unterscheiden: Unabhängige Unternehmen, verbundene Unternehmen und Partnerunternehmen. Im ersten Fall ist das Unternehmen vollkommen selbstständig, oder es bestehen Beziehungen zu anderen Unternehmen mit einer oder mehreren Minderheitsbeteiligungen (< 25 Prozent). Im Fall verbundener Unternehmen gilt, dass diese laut dem Gesetz als Einheit betrachtet werden. Die Deckelung gilt damit für den gesamten Unternehmensverbund. Für verbundene Unternehmen ist charakteristisch, dass ein Unternehmen auf ein anderes einen beherrschenden Einfluss ausübt, sei es durch eine Beteiligung an Kapital oder Stimmrechten von mehr als 50 Prozentoder durch Vertrag oder entsprechende Klausel in der Satzung sowie das Recht zur Bestellung/Abberufung des Verwaltungs-/Leitungs-/Aufsichtsratsgremiums. Partnerunternehmen kennzeichnet wiederum eine Beteiligung, die sich auf 25-50 Prozent beläuft. In diesem Fall muss das Unternehmen laut AGVO (Anhang I, Artikel 3) anteilmäßig die Daten des Partnerunternehmens für die Schwellenwertberechnung heranziehen. Ausnahmen gelten für sonstige Investoren wie beispielsweise staatliche Beteiligungsgesellschaften, Risikokapitalgesellschaften, „Business Angels“; Universitäten oder Forschungszentren ohne Gewinnzweck u. ä.
Mit der Pressemitteilung des BMBF vom 17. September 2020 ist es offiziell: Unter der Internetadresse https://www.bescheinigung-forschungszulage.de/ ist fortan die Bescheinigungsstelle für die steuerliche Forschungszulage (BSFZ) zu finden. Anträge können ab sofort unter diesem Direktlink eingereicht werden. Damit kann es für Sie jetzt losgehen! Die Bescheinigungsstelle stellt wichtige Informationen auf dieser Webseite zur Verfügung, die regelmäßig aktualisiert und angepasst werden. Eine individuelle Beratung zur steuerlichen Forschungszulage durch die Bescheinigungsstelle ist jedoch nicht vorgesehen. Über die Internetpräsenz hinaus wird die Bescheinigungsstelle an den Standorten Bonn, Berlin, Düsseldorf und Dresden vertreten sein. Die BSFZ ist ein Konsortium der VDI Technologiezentrum GmbH, AIF Projekt GmbH und des Deutsches Zentrums für Luft- und Raumfahrt e. V. – DLR Projektträger.
Nach § 2 Abs. 5 des Gesetzes zur steuerlichen Förderung von Forschung und Entwicklung gilt, dass Unteraufträge nur dann begünstigt sind, wenn der Auftragnehmer seinen Sitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union hat oder einem Land zugeordnet ist, dass dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR-Abkommen) angehört. Es gibt im Gesetz keine weiteren Eingrenzungen, beispielsweise für den Fall, dass verbundene Unternehmen als Auftragnehmer vorgesehen sind. Allerdings sind auch hier die maximalen Förderquoten zu berücksichtigen. Laut BMF gelten die allgemein bekannten Regelungen zur Auftragsforschung (siehe BMWi). Auftraggeber sind im Zuge der Bescheinigung aufgefordert, das beauftragte Forschungs- und Entwicklungsvorhaben so genau zu bezeichnen, dass die Bescheinigungsstelle die grundsätzliche Begünstigungsfähigkeit feststellen kann.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) gibt auf seiner FAQ-Seite an, dass im Antrag auf Forschungszulage mindestens die Gesamtsumme der Löhne des FuE-Personals und der relative Anteil im Rahmen der Forschungszulage zu nennen ist. Beim Jahresbruttolohn sind auch Sonderzahlungen wie Boni, Leistungszulagen, Überstundenvergütungen u. ä. einzubeziehen. Zur Veranschaulichung stellt das BMF folgende Beispielrechnung zur Verfügung:
„Die A-GmbH führt ein begünstigtes Forschungs- und Entwicklungsvorhaben nach § 2 FZulG durch. Die A-GmbH hat einen zu 100 Prozent im begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben arbeitenden angestellten Forscher 1 (Arbeitslohn einschl. Arbeitgeberbeiträge gemäß § 3 Nummer 62 EStG: 80 000 Euro) und einen Forscher 2, der zu 50 Prozent im begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben tätig ist (Arbeitslohn einschl. Arbeitgeberbeiträge gemäß § 3 Nummer 62 EStG: 90 000 Euro). Ein Verwaltungsmitarbeiter (Arbeitslohn einschl. Arbeitgeberbeiträge gemäß § 3 Nummer 62 EStG: 35 000 Euro) organisiert daneben die Planungen und Abrechnungen für das begünstigte Forschungs- und Entwicklungsvorhaben.“
Förderfähige Aufwendungen sind:
| Jahresbruttoarbeitslohn von Forscher 1 | 80 000 Euro |
| Anteiliger Jahresbruttoarbeitslohn von Forscher 2 | 45 000 Euro |
| Arbeitslohn des Verwaltungsmitarbeiters | 0 Euro |
| Summe förderfähiger Aufwendungen | 125 000 Euro |
Nach § 3 FzulG bemisst sich die Forschungszulage nach folgenden förderfähigen Aufwendungen:
Damit werden in erster Linie die FuE-Personalkosten berücksichtigt, um eine möglichst einfache Handhabbarkeit der Forschungszulage zu gewährleisten. Die Vorteile liegen auf der Hand: FuE-Personal ist für die Ausarbeitung der Inhalte verantwortlich und damit ist hier eine hohe Transparenz gegeben. Über die Löhne wie auch die Eigenleistung (je Arbeitsstunde sind 40 Euro anzusetzen) ist der Aufwand nachvollziehbar und die Bemessungsgrundlage klar definiert. Über die Qualifikationen bzw. Lebensläufe der Mitarbeitenden lässt sich darstellen, dass diese auch die Qualifikationen mitbringen, um FuE zu betreiben. Im Rahmen der Forschungszulage wird ausschließlich das FuE-Personal berücksichtigt. Auch im Rahmen der Unteraufträge wird pauschal angenommen, dass der Input des FuE-Personals etwa 60 Prozent der Gesamtkosten entspricht, weshalb diese mit 15 Prozent und nicht 25 Prozent gefördert werden.
