Am Anfang einer Antragsstellung auf steuerliche Forschungszulage müssen Unternehmen Projekte identifizieren, die für die Forschungszulage in Frage kommen. Damit steht zunächst die Frage im Raum: Welche Vorhaben weisen Forschungs- und Entwicklungs-(FuE) Anteile auf. Hierbei ist zu klären und zu erläutern, dass es sich bei dem Vorhaben tatsächlich um ein Forschungs- und Entwicklungsprojekt handelt. Dazu müssen Projekte einen Neuigkeitsgrad aufweisen und der dahinterstehende Prozess (technologischen) Risiken ausgesetzt sein. Hinzu kommen die weiteren Frascati-Kritierien, die positiv beantwortet werden müssen.

Anschließend stellt sich die Frage nach den Nachweis- und Dokumentationspflichten. Hinsichtlich der Dokumentationspflichten (Stundenkontierung etc.) empfiehlt es sich, dass Unternehmen rechtzeitig relevante Strukturen zur Dokumentation schaffen, denn im Nachgang lässt sich das nur schwer implementieren. Die rechtzeitige Schaffung von Dokumentationsstrukturen ist vor allem wichtig, da Unternehmen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben bis zu vier Jahre später für eine steuerliche Forschungsförderung geltend machen können. Auch dieser Punkt spricht sehr dafür, von Anfang an die unternehmensinternen Prozesse mit der Forschungszulage in Einklang zu bringen, unabhängig davon, ob die Förderung für das einzelne Vorhaben tatsächlich in Anspruch genommen wird.

Durch die elektronische Schnittstelle zwischen Bescheinigungsstelle und Finanzamt wird die Bescheinigung auf die steuerliche Forschungszulage direkt und automatisch an das Finanzamt übermittelt. Das Finanzamt entscheidet im Rahmen der Antragsbearbeitung, ob und in welchem Umfang zusätzliche Unterlagen eingefordert werden, um die Forschungszulage zu bewilligen. Anschließend sind Nachweise über die im Antrag aufgeführten förderfähigen Aufwendungen im Unternehmen zu dokumentieren und vorzuhalten. Dies betrifft zum einen die Dokumentation des Fortschritts des FuE-Vorhabens am Jahresende als auch die zeitnahe Stundenerfassung von in den FuE-Vorhaben explizit mit Forschung und Entwicklung betrauten Personals als auch etwaige Eigenleistungen.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) stellt unter diesem Link eine Tabelle für die Dokumentation der Personalstunden zur Verfügung, die der Rechenschaftspflicht für die Forschungszulage unterliegen. Aus dem Dokument wird gut ersichtlich, was das BMF im Rahmen der Bemessungsgrundlage anerkennt. In jedem Fall haben die Unternehmen Arbeitsstunden dem bescheinigten FuE-Vorhaben zuzuordnen. Es wird von forschenden Mitarbeitenden gesprochen, also den Mitarbeitenden, die aufgrund ihrer Ausbildung bzw. dem akademischen Hintergrund nach in der Lage sind Forschung und Entwicklung durchzuführen bzw. zu leisten. Berücksichtigt werden nur die Arbeitsstunden, die unmittelbar mit FuE-Aktivitäten im Zusammenhang stehen. Diese sind zu unterscheiden von Arbeitstätigkeiten, die mittelbar (z.B. in Form von Management, Verwaltung, Logistik oder sonstigen Dienstleistungen) dem FuE-Vorhaben dienen. Das BMF verweist in der Tabelle darauf, dass diese mittelbaren Arbeiten nicht berücksichtigt werden. Dieses Muster (Download) für die Dokumentation der Arbeitsleistungen ist zwar nicht bindend, dient aber auch für den Fall das es nicht genutzt wird als Anhaltspunkt für Unternehmen, für die Aufbereitung ihrer Aufwände im Rahmen der FuE-Vorhaben.

Für die Beantragung der Forschungszulage gibt es eine steuerrechtlich maximale Flexibilität für Unternehmen, denn die Forschungszulage kann innerhalb von vier Jahren nach Ablauf des Jahres, für das der Anspruch auf die Forschungszulage entstanden ist, gestellt werden. Sie ist damit nicht direkt an den Jahresabschluss des Jahres gebunden, für den die Forschungszulage geltend gemacht wird. Allerdings gilt es unbedingt zu beachten, dass Unternehmen im Vorfeld eine Bescheinigung benötigen. Es wird daher empfohlen von Beginn an die Prozesse so zu strukturieren, dass die Dokumentationspflichten erfüllt werden. Eine fehlende Dokumentation kann sich im Nachhinein als große Hürde erweisen und den Beantragungsprozess von Neuem auslösen.