Die Forschungszulage und Dokumentationspflichten (Best-Practices)

Aufgrund der Rechenschaftspflicht bezüglich der Korrektheit der Angaben zur Forschungszulage gegenüber dem Finanzamt empfiehlt es sich, Strukturen zu schaffen, um den FuE-Aufwand zu dokumentieren. Das BMF macht auf seiner FAQ-Seite dazu folgende Angaben:

„Es gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl. I S. 1269). Dabei verlangt der Grundsatz der Klarheit u. a. eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchung. Zum Nachweis der geleisteten Arbeit eines eigenen Arbeitnehmers in einem begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben sind laufende Aufzeichnungen zu führen, die eindeutig und möglichst zeitnah die geleisteten Arbeitsstunden belegen. Die Erfassungen zur Arbeitszeit des Arbeitnehmers sind für die gesamten geleisteten Arbeitsstunden zu führen. So kann der Anteil der Tätigkeiten in förderfähigen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben auf der Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit (und nicht nur der vereinbarten Arbeitszeit) ermittelt werden.“

Dabei ist das Führen der Aufzeichnung elektronisch als auch in Papierform möglich. Weil der Arbeitslohn von Arbeitnehmern in die Bemessungsgrundlage eingeht, sind die Aufzeichnungen für jeden Arbeitnehmer gesondert zu führen. Neben der Gesamtarbeitszeit des Arbeitnehmers ist der relative Einsatz in den jeweiligen Arbeitsgebieten auszuweisen. Die einzelnen Arbeitnehmer müssen im Antrag auf Forschungszulage jedoch nicht namentlich aufgeführt werden.