| Forschungszulagenrechner
Autor: Stefan Petzolt
30. September 2020
Die Forschungszulage und Dokumentationspflichten (Best-practices)

Aufgrund der Rechenschaftspflicht bezüglich der Korrektheit der Angaben zur Forschungszulage gegenüber dem Finanzamt empfiehlt es sich Strukturen zu schaffen um den FuE-Aufwand zu dokumentieren. Das BMF macht auf seiner FAQ-Seite dazu folgende Angaben:

„Es gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl. I S. 1269). Dabei verlangt der Grundsatz der Klarheit u. a. eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchung. Zum Nachweis der geleisteten Arbeit eines eigenen Arbeitnehmers in einem begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben sind laufende Aufzeichnungen zu führen, die eindeutig und möglichst zeitnah die geleisteten Arbeitsstunden belegen. Die Erfassungen zur Arbeitszeit des Arbeitnehmers sind für die gesamten geleisteten Arbeitsstunden zu führen. So kann der Anteil der Tätigkeiten in förderfähigen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben auf der Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit (und nicht nur der vereinbarten Arbeitszeit) ermittelt werden.“

Dabei ist das Führen der Aufzeichnung elektronisch als auch auch in Papierform möglich. Weil der Arbeitslohn von Arbeitnehmern in die Bemessungsgrundlage eingeht, sind die Aufzeichnungen für jeden Arbeitnehmer gesondert zu führen. Neben der Gesamtarbeitszeit des Arbeitnehmers ist der relative Einsatz in den jeweiligen Arbeitsgebieten auszuweisen. Die einzelnen Arbeitnehmer müssen im Antrag auf Forschungszulage jedoch nicht namentlich aufgeführt werden.

6. August 2020
Die Kombination mit anderen Fördermaßnahmen

Die Kombination mit anderen Fördermaßnahmen wird in § 7 Absatz 2 FzulG geregelt. Demnach gilt, dass Aufwendungen nicht in die Bemessungsgrundlage einbezogen werden dürfen, soweit diese im Rahmen anderer Förderungen oder staatlicher Beihilfen gefördert wurden oder werden.

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) konkretisiert auf seiner Homepage in den FAQ, was dies genau bedeutet. Damit dürfen „Personalaufwendungen, die bereits in die Bemessungsgrundlage für eine andere Förderung einbezogen wurden, im Rahmen der Forschungszulage nicht noch einmal als förderfähige Aufwendungen angesetzt werden“. Laut BMF ist es dabei unerheblich, in welcher Höhe die Personalaufwendungen für die andere Förderung berücksichtigt wurden. Entscheidend ist, dass die entsprechenden Aufwendungen bereits bei der Bemessung der Höhe der anderen Förderung einbezogen wurden, aber: Wenn Personalaufwendungen im Rahmen einer anderen Förderung zwar beantragt wurden, eine Förderung jedoch nicht bewilligt worden ist, bedeutet dies kein Ausschlusskriterium für die Einbeziehung der FuE-Personalaufwände in die Bemessungsgrundlage für die Forschungszulage.

9. Juni 2020
Wo kann man sich zur Forschungszulage informieren?

Übersicht über zentrale Informationsseiten des Bundes:

Die Forschungszulage liegt im Zuständigkeitsbereich des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Nähere Informationen finden sich hier auf der Webpage.

Die Umsetzung der Bescheinigungsstelle liegt wiederum im Verantwortungsbereich des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF). Das BMBF hat daher eine FAQ-Seite eingerichtet, um über die Bescheinigungsstelle zu informieren. Diese finden Sie hier.

Aber auch das BMWi informiert über die Forschungszulage und stellt sie auf dieser Seite der klassischen Forschungsförderung entgegen.

9. Juni 2020
Das Beantragungsverfahren für die FuE-Förderzulage

Für die Beantragung der steuerlichen Forschungszulage ist zunächst eine Bescheinigung einzuholen. Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) hat Anfang August die Vergabe zum Aufbau der Bescheinigungstselle an ein Konsortium bestehend aus der VDI Technologiezentrum GmbH, der AIF Projekt GmbH sowie des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt e. V. – DLR Projektträger bekannt gegeben. Mitte September hat die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) ihre Arbeit aufgenommen und Möglichkeiten der Antragseinreichung auf dem entsprechenden Web-Portal geschaffen. Dabei gilt es folgende Pflichten zu berücksichtigen: 

  • Dokumentationspflicht: Die Personalaufwendungen im Bereich „Forschung und Entwicklung“ müssen transparent und nachvollziehbar dargelegt werden; idealerweise in Form von Tätigkeitsberichten und Stundennachweisen für einzelne Projekte und Personen.
  • Steuererklärungspflicht: Die Forschungszulage kann nur anhand der Aufwandsangaben in der Steuererklärung erfolgen, d.h. im Zuge des jährlichen Steuerbescheides. Laufende FuE-Aufwände sind entsprechend vorzufinanzieren. Dadurch kann aber auch für bereits laufende FuE-Projekte die Forschungszulage noch beantragt werden.        

Da Unternehmen erstmalig im Jahr 2020 ein Recht auf die Beantragung der Forschungszulage haben besteht aktuell im Verfahren noch recht große Unsicherheit – Erfahrungswerte fehlen zudem. Mit dem Angebot des Forschungszulagenrechners versuchen wir, dieser Unsicherheit zu begegnen. In unserem Newsletter informieren wir Sie über die aktuellen Entwicklungen und neusten Erfahrungen mit der steuerlichen Forschungszulage.

9. Juni 2020
Die Förderquote der steuerlichen FuE-Zulage

Kann Ihre Unternehmung den Nachweis von FuE-Leistungen erbringen und wird die Forschungszulage gewährt, lassen sich 25 Prozent der internen FuE-Personalkosten steuerlich geltend machen. Bei externen Aufträgen werden dagegen alle FuE-Aufwendungen berücksichtigt, also auch die Sachaufwendungen der Auftragnehmer. Hierbei können 60 Prozent der tatsächlichen Auftragskosten steuerlich geltend gemacht werden, die jedoch auf die maximal mögliche Förderquote von 25 Prozent angerechnet werden. Damit sind letztlich 15 Prozent der externen Aufwendungen förderfähig. Die maximale Förderhöhe der steuerlichen Forschungszulage beträgt 1.000.000 Euro je Unternehmen und Jahr. Denn im Zuge der konjunkturellen Unterstützungsmaßnahmen im Rahmen von Covid-19 wurde die maximale Bemessungsgrundlage der Forschungszulage von 2 Mio. Euro auf 4 Mio. Euro erhöht.

Der Vorteil der steuerlichen Forschungszulage gegenüber einer Projektförderung liegt darin, dass die Beantragung der Forschungszulage auch bei bereits laufenden FuE-Vorhaben erfolgen kann. Hier gilt es zu beachten, dass die FuE-Forschungszulage erst zum Ende des Steuerjahres anhand der Steuerklärung geltend gemacht werden kann und somit per Steuerbescheid rückerstattet wird – bis dahin sind die FuE–Vorzufinanzieren. Sollte ein Unternehmen einen negativen Umsatz generieren und hat deswegen keine Steuerlast, wird die Forschungszulage jedoch ausgezahlt. 

9. Juni 2020
Die FuE-Aufwände der Unternehmen als Fördervoraussetzung

Für die Beantragung und letztlich Bewilligung der steuerlichen FuE-Zulage ist entscheidend, dass Unternehmungen FuE, also „Forschung und Entwicklung“, betreiben und diese Tätigkeiten im Sinne der Forschungszulage nachweisen können. Unter dieser Voraussetzung können Personalkosten oder Kosten Dritter, die Auftragsforschung durchführen, berücksichtigt werden (Unterauftragnehmer). Doch was genau ist unter „Forschung und Entwicklung“ zu verstehen?

  • Grundlagenforschung besteht aus experimenteller oder theoretischer Arbeit, mit der in erster Linie neue Erkenntnisse über die Grundlagen von Phänomenen und beobachtbaren Tatbeständen gewonnen werden sollen, ohne dass bereits eine bestimmte Anwendung oder Nutzung angestrebt wird.
  • Industrielle Forschung umfasst planmäßiges Forschen oder kritisches Erforschen zur Gewinnung neuer Kenntnisse und Fertigkeiten mit dem Ziel, neue Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln oder wesentliche Verbesserungen bei bestehenden Produkten, Verfahren oder Dienstleistungen herbeizuführen.
  • Experimentelle Entwicklung richtet sich an Erwerb, Kombination, Gestaltung und Nutzung vorhandener wissenschaftlicher, technischer, wirtschaftlicher und sonstiger einschlägiger Kenntnisse und Fertigkeiten mit dem Ziel, neue oder verbesserte Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln. Dazu zählen zum Beispiel auch Tätigkeiten zur Konzeption, Planung und Dokumentation neuer Produkte, Verfahren und Dienstleistungen.

Nicht unter die Kategorie „Forschung und Entwicklung“ fallen Aktivitäten, die über diese drei Kategorien hinausgehen, weil sie beispielsweise der Produkteinführung dienen. Diese Maßnahmen sind nicht förderfähig! Das Konzept der experimentellen Entwicklung darf somit beispielsweise nicht mit dem der „Produktentwicklung“ verwechselt werden, welches darauf abzielt, ein neues Produkt (Ware oder Dienstleistung) auf den Markt zu bringen. Ausgeschlossen sind dementsprechend auch „Vorserienentwicklungen“, womit die nicht-experimentelle Arbeit an einem Produkt gemeint ist.

9. Juni 2020
Die Attraktivität der steuerlichen Forschungszulage

Jedes in Deutschland steuerpflichtige Unternehmen kann die Forschungszulage beantragen; unabhängig von der Beschäftigtenzahl, dem Umsatz oder der Branche. Voraussetzung ist, dass Forschungs- und Entwicklungsarbeit geleistet wird. Dabei kann die FuE-Leistung auch in Form von Unteraufträgen erfolgen. Der Fokus liegt auf den tatsächlichen FuE-Personalaufwendungen. Aufwendungen für Anlagen und Maschinen, Labortechnik und sonstige Sachmitteln sind hingegen nicht förderfähig.

Doch im Vergleich zur Beantragung einer direkten Projektförderung soll der administrative Aufwand niedrig gehalten werden. Dadurch sollen Investitionen in bereits laufende FuE-Vorhaben als auch Investitionen in innovative Vorhaben durch die Forschungszulage attraktiver gemacht werden. Entscheidend ist, dass das Forschungs- und Entwicklungsvorhaben der Definition von „Forschung und Entwicklung“ gerecht wird. Erste Hinweise zu den Anforderungen an die FuE-Definition finden Sie im Forschungszulagenrechner.

9. Juni 2020
Der Adressatenkreis der steuerlichen FuE-Förderung

Die beschriebenen Unterschiede in den Instrumenten der FuE-Förderung verdeutlichen, dass die Bundesregierung die Forschungszulage mit dem Ziel eingeführt hat, zusätzliche FuE-Aktivitäten zu aktivieren – für eben solche Vorhaben, die bisher nicht durch eine direkte Projektförderung erreicht wurden. Zwar fällt die Förderquote bei direkter Projektförderung aufgrund der hohen Förderquote weit höher aus als im Vergleich zur Forschungszulage. Dem steht aber gegenüber, das die Forschungszulage durch den geringen bürokratischen Aufwand weitaus niedrigschwelliger angelegt ist. Auch ist es kein Ausschlusskriterium, wenn mit der Durchführung des FuE-Vorhabens bereits begonnen wurde. Dadurch ist die Forschungszulage für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) als auch für Start-Ups interessant.

Gerade Start-ups tun oftmals Dinge, die eine FuE-Definition entsprechen, gleichzeitig aber nicht ausreichend umfangreich sind, um die Themen in einem Fachprogramm zu platzieren. Hier entstehen durch die Forschungszulage neue Möglichkeiten, zumal diese im Fall von Verlusten auch ausgezahlt wird. Unabhängig diese Möglichkeiten müssen KMU und insbesondere Start-Ups im Sinne der Forschungszulage auch nachweisen können, dass sie FuE betreiben. Weiterhin sind sie mit der Herausforderung konfrontiert, dass die FuE-Vorhaben– anders als etwa Großunternehmen – häufig nicht in eigens definierten Organisationseinheiten („Innovationsabteilungen“) und routinierten Prozessen ablaufen. In diesem Fall gilt es Strukturen aufzubauen, um den Dokumentationspflichten im Rahmen der Forschungszulage entsprechend nachzukommen.

9. Juni 2020
Die Forschungszulage als neues Förderinstrument

All die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Merkmale lassen sich im Rahmen der direkten Projektförderung wiederfinden, mit unterschiedlichen Ausprägungen. Die Forschungszulage ist als niederschwelliges Instrument der FuE-Förderung jedoch sehr übersichtlich gestaltet, kennzeichnend sind die folgenden Merkmale:

Die Forschungszulage fördert indirekt, weil sie die Abgabenlasten reduziert (aber in Ausnahmen auch direkt, wenn eine Zulage bei nicht vorhandener Steuerlast ausgezahlt wird),

  • Die Forschungszulage fördert ausgabenorientiert, da erst in der Steuererklärung die Aufwendungen angegeben werden, die dann die Bemessungsgrundlage der Zulage begründen.
  • Die Forschungszulage fördert themenoffen – und sieht keine Einschränkung auf strukturelle Merkmale wie bspw. Unternehmensgröße, Region, Branche o.ä. vor.

Im Zuge der Beantragung der Forschungszulage sind folgende Hinweise zu berücksichtigen:

  1. Die Bescheinigung für FuE-Vorhaben: Ein forschendes Unternehmen muss für das zu fördernde Forschungs- und Entwicklungsprojekt eine Bescheinigung beantragen, um die Forschungszulage geltend machen zu können. Die Bescheinigung kann auch für Projekte beantragt werden, die bereits laufen. Bis die Bescheinigung aber vorliegt ist ungewiss, ob das Unternehmen für dieses Projekt berechtigt ist, die Forschungszulage zu erhalten.
  2. Die Vorfinanzierung der FuE-Aufwendungen: Die Forschungszulage kann einmal jährlich mit dem Jahresabschluss geltend gemacht werden. Weil die Forschungszulage damit erst im Nachgang mit dem Steuerbescheid liquiditätswirksam wird ist es notwendig, die im laufenden Geschäftsjahr anfallenden FuE-Aufwendungen vorzufinanzieren.

Diese Form der ausgabenorientierten Förderung schafft weniger Planungssicherheit als die direkte Projektförderung. Gleichzeitig ist der Zugang jedoch niederschwelliger und durch die Themenoffenheit lassen sich auch solche FuE-Vorhaben beantragen, die beispielsweise aufgrund des Themas oder der Branche in kein FuE-Fachprogramm hineinpassen.

9. Juni 2020
Die Instrumente der FuE-Förderlandschaft Deutschlands

Wer schon einmal auf der Suche nach einer staatlichen Forschungsförderung war oder selbst eine solche in Anspruch genommen hat, kennt die hohe Vielfalt von Förderinstrumenten in der deutschen Förderlandschaft. Die staatliche Innovationsförderung drückt sich in unterschiedlichen Zielen, Themen sowie in der Art und Weise der Förderung selbst aus. In diesem Jahr ist die Forschungszulage als Instrument der steuerlichen FuE-Förderung hinzugekommen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die für ihre Vorhaben passgenaue Förderung zu finden. Bei der Festlegung auf eine Förderung sind die Vor- und Nachteile abzuwägen. Eine Doppelförderung ist nämlich ausgeschlossen.

Im Wesentlichen lassen sich drei zentrale Merkmale der FuE-Förderung unterscheiden: Direkte vs. indirekte Förderung, Kosten- vs. Ausgabenorientierung der Förderung und Themen geschlossene vs. Themen offene Förderung. Die Merkmale werden hier näher spezifiziert.

Zunächst kann die FuE-Förderung danach unterschieden werden, ob sie direkt oder indirekt Anreize zur Umsetzung von FuE setzt:

  • Direkt bedeutet, dass unmittelbar gefördert wird. Die Existenz eines passenden Programms vorausgesetzt, haben Unternehmen wie auch Forschungseinrichtungen die Möglichkeit einen Antrag auf Förderung zu stellen und im Erfolgsfall die Förderung zu erhalten. Dies ist der „klassische“ Weg der Förderung; im Fall einer Förderzusage erhalten die beteiligten Akteure eine staatliche Zuwendung.
  • Indirekt gefördert zu werden bedeutet, dass die (Abgaben-)Lasten reduziert werden. Im Ergebnis zahlt das Unternehmen weniger Steuern – bspw. in Form einer verringerten Körperschaftsteuer. Im Fall der Forschungszulage bzw. allgemein im Rahmen der steuerlichen FuE-Förderung ist dies der Fall: Bezogen auf die entstandenen Aufwendungen wird ein „Förderbetrag“ ermittelt, um den sich – je nach Rechtsform des Unternehmens – die Einkommens- oder Körperschaftssteuerlast reduziert. Nach diesem Prinzip arbeitet die Forschungszulage. Die Förderung wird indirekt wirksam.

Die Umsetzung staatlich geförderter FuE-Vorhaben erfolgt in Deutschland bisher nahezu ausschließlich durch die direkte Projektförderung. Die Forschungszulage ist im Kern das dazu „indirekte“ Pendant. Ein Sonderfall ist dann gegeben, wenn ein Unternehmen Verlust generiert und deshalb keine Steuerlast trägt. Dann wird die Zulage ausgezahlt. In diesem Moment ist die Forschungszulage wiederum „direkt“ wirksam.

Unabhängig davon, ob direkt oder indirekt, kann die Förderung auch kostenorientiert oder ausgabenbasiert erfolgen:

  • Überwiegend ist die deutsche Innovationsförderung kostenorientiert. Das bedeutet, vor oder mit Beginn eines förderwürdigen Vorhabens erhalten die beteiligten Akteure (z.B. die Unternehmen) Fördermittel auf Grundlage ihrer beantragten und bewilligten FuE-Kosten.
  • Seltener dagegen wird ausgabenorientiert gefördert; so beispielsweise in Programmen der Bundesländer, die sich aus EU-Mitteln speisen. Hier erhält z.B. ein Unternehmen eine Förderung erst auf Basis der faktischen Ausgaben: Es geht also in eine Art Vorleistung, die im Nachhinein durch die Förderung kompensiert wird. Auf ganz ähnliche Weise „funktioniert“ die steuerliche Forschungszulage, da nur die realisierten FuE-Aufwendungen förderfähig sind, nicht die geplanten.

Ein drittes Unterscheidungsmerkmal liegt darin, inwieweit themenspezifisch, themengeschlossen oder themenoffen gefördert wird:

  • Themengeschlossene Förderprogramme fokussieren sich häufig auf einen sozioökonomischen Bedarf (z.B. Nachhaltige Entwicklung, digitale Transformation, frühkindliche Bildung, Fachkräftesicherung, u.a.) und/ oder auf technologische und nicht-technologische Schwerpunkte (z.B. Elektromobilität, Künstliche Intelligenz, datenbasierte Dienstleistungen, Entwicklung digitaler Bildungskonzepte). Der Fokus der Förderung ist abhängig von den der Förderung zugrundeliegenden politischen Ziele. Häufig sind sozioökonomische Trends sehr eng an Technologieentwicklungen gekoppelt. Einschlägig ist das Beispiel klimaneutraler Antriebstechnologien als Beitrag zum Klimaschutz.
  • Themenoffen bedeutet hingegen, dass die Förderung keine spezifischen Themen, vor allem technologischer Art, aus- bzw. einschließt. Häufig findet sich eine solche themenoffene Förderung in der Wirtschafts-, Struktur-, Innovations- und/ oder Bildungspolitik. Ein weiteres Charakteristikum besteht darin, dass im Rahmen der themenoffenen Förderung häufig ein Fokus auf gewisse Branchen, Unternehmensmerkmale (Start-ups, KMU, u.a.) oder strukturelle Merkmale (etwa für Unternehmen aus strukturschwachen Regionen) gelegt wird.